Rodeados de papeles y carpetas

La oficina del ecónomo suele estar llena de papeles y carpetas. Es natural. A su oficina llegan los más diversos asuntos. Lo primero, claro, multitud de facturas. Pero también llegan los extractos de las cuentas corrientes y los recibos bancarios, contratos, informes de las inversiones financieras, los documentos correspondientes a los impuestos pagados o por pagar, algún que otro informe jurídico, poderes notariales, escrituras de propiedad y compraventa. En conclusión, que a poco que nos descuidemos puede que se nos monte encima de la mesa un cacao de mucho cuidado que poco a poco puede ir creciendo como si tuviera vida propia hasta llegar a inundar los rincones más lejanos de la oficina. Una vez entre en el cuarto de un ecónomo provincial y vi con sorpresa que hasta la cama estaba rodeada de montones de extractos bancarios que se habían ido acumulando con los años hasta llegar a tener casi un metro de altura cada montón.

Es obvio que hay que saber ordenar los papeles para saber de qué van. Eso de que cada uno tiene su orden es una verdad de medio pelo. En realidad, tendríamos que trabajar como si mañana mismo fuera a venir otra persona a trabajar en nuestro lugar. Por lo tanto el objetivo es tener un sistema de orden y archivo que sea fácilmente comprensible para cualquiera.

Se me ocurren dos consejos para conseguirlo:

1) Lo primero es recordar que la contabilidad no es algo que se hace porque este mandado. Es una forma de ordenar toda esa información de modo que sea fácilmente comprensible, que nos ayude a gestionar y que sea también fácil encontrar el documento que respalda cada asiento contable. Por ejemplo, si hacemos transferencias, es inútil tener una carpeta con fotocopias de los comprobantes de las transferencias realizadas. Es una información que, además de estar en la página web del banco, debe estar, como todos los movimientos bancarios, en la misma contabilidad con su número de documento correspondiente. Doblar el archivado es crear más trabajo, gastar más en fotocopias y, casi con toda seguridad, generar más confusión.

2) Hay que crear las carpetas y archivadores necesarios pero sólo los necesarios. No podemos terminar creando una carpeta para cada documento. Pero tampoco podemos amontonar documentos diversos en una única carpeta. Tan malo es tener muchísimas carpetas como tener una sola. No es bueno mezclar los contratos del gas con las escrituras de propiedad. Pero tampoco es bueno crear una carpeta para las facturas de electricidad, otra para las de teléfono, otra para las de agua… Estos documentos deben guardarse todos en la carpeta del año con un número correlativo que figure en la contabilidad (número de documento) de forma que sea fácil encontrarlos mirando en el programa que usemos para hacer la contabilidad.

Quizá no sean éstas unas consideraciones muy económicas ni muy religiosas, pero son muy prácticas. Recordemos siempre que el orden que establezcamos debe ser fácilmente comprensible para la persona que nos suceda en cualquier momento. ¡Ése es el buen orden!

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